東京都多摩市（所在地：東京都多摩市、市長：阿部裕行、以下「多摩市」）と行政デジタル化サービス「LoGoシリーズ」を提供する株式会社トラストバンク（本社：東京都渋谷区、代表取締役：川村憲一、以下「トラストバンク」）は、2月15日、行政手続きデジタル化ツール「LoGoフォーム」について、多摩市の学童クラブ入所手続きにおける導入効果を発表します。
トラストバンクは、「自立した持続可能な地域をつくる」ことをビジョンに掲げ、ICT技術を活用し、自治体業務の生産性の向上を促しながら付加価値の高い住民サービスの実現を目指す自治体支援事業としてパブリテック事業を取り組んでいます。
LoGoフォームは、IT知識がない職員でも簡単にフォームを構築できる行政手続きデジタル化ツールで2021年11月4日時点で380自治体が利用しています。LoGoフォームでは、トラストバンク作成のフォームサンプルや利用中の自治体が作成したフォームを合わせると700を超えるテンプレートが活用でき、自治体の庁内業務効率化を図ることで、自治体職員が住民のためにより付加価値の高い業務に従事できる時間の創出を実現しています。
多摩市では、2021年４月からLoGoフォームを本格導入し、同年10月から「学童クラブ入所手続き」をオンライン化しました。これまでの申請手続きは、申請書類の取得や提出のため来庁しなければならない等の課題がありましたが、オンライン化したことにより24時間いつでも申請ができるようになりました。また自治体の庁内業務効率化の面では、約41時間の削減効果がありました。
今後多摩市では、必要な対面業務は残しながらもオンラインで可能な手続きはオンライン化を推し進める予定です。トラストバンクは、LoGoシリーズを推進し、今後人口減少が加速し職員数も減少していくなかで自治体業務の生産性の向上を促しながら付加価値の高い住民サービスの実現を目指す自治体の支援に努めてまいります。
◆多摩市長 阿部 裕行のコメント
「今回、LoGoフォームによる学童クラブの入所手続きのオンライン化により保護者が手続きに要する所用時間の大幅な短縮が図られ、『とても簡単に申請できた』、『仕事の合間に申請ができ大変満足』など、好評の声が多く寄せられています。また、市役所の業務も紙で申請を受け付けた後、システムへの手入力をするなど、事務処理に多くの時間を要していましたが、申請内容をシステムに自動入力をする仕組みを導入し、効率化が達成できました。今後の展望については、市長会の枠組みを通じて、多摩地域の他市町村に展開するほか、その他の行政手続きについても、順次オンライン化にチャレンジしていきたいと考えています。」
□■学童クラブ入所手続きのLoGoフォーム導入効果■□
LoGo フォームでの学童クラブ入所手続き申請画面（左図：PC、右図：スマートフォン）
「LoGoフォームの導入効果の調査（東京都多摩市）」
調査主体：東京都多摩市/期間：2021年10月28日～11月26日/方法：アンケート調査
◆活用方法
学童クラブ入所手続きについて、これまで紙に書いていた内容をLoGoフォームを活用してオンラインで申請できるようなりました。提出が必要な別添資料等は、LoGoフォームのファイル添付機能を用いて申請と同時に資料も送付できる形で対応し、従来不備の多かった項目には制御をかけて入力しなければ申請が完了できないようにしたり、該当者のみに記入が必要な項目を表示するなどの工夫を行いました。結果として、オンライン申請は、不備がほとんどない状態で受領することができており、事務負担の軽減につながっています。
また、窓口での申請の際に書類の不足がある方については、オンラインで不足資料のみを送付できるように準備。これにより、締切当日に窓口にいらっしゃった方も、その日中に自宅から資料をオンラインで提出できるようになりました。
◆課題と導入背景
学童クラブの入所申請は、例年2000件近くの申請がありますが、この申請は以前まで窓口または郵送でしか対応ができていませんでした。住民の方は申請のために市役所や学童クラブに出向かなければならず、職員も申請期間は朝から夕方まで窓口で対応していました。また、申請内容は紙に記載するため、受領したのち申請内容をシステムに入力し直す必要がありましたが、こうした業務負荷を軽減できることを期待し、LoGoフォームを活用してみることにしました。
なお、本取り組みは、阿部市長が副会長を務める東京都市長会の多摩地域における行政デジタル化の実証実験として行いました。
◆LoGoフォーム導入効果
①庁内業務、約41時間の削減
庁内業務として、これまでは申請書を目視して入力作業をしていましたが、オンライン化によりシステム入力の手間が省け、1件当たり9分の業務時間が削減され、276件の申請で約41時間の庁内業務の削減を達成しました。
②申請者（住民）の手間削減
これまで申請者（住民）は、申請書を取得するために来庁し、必要項目を記入したうえでの提出が必要でした。今回オンライン化したことにより、来庁せずに24時間申請することができ、申請の利便性が向上しました。
また、申請はお昼の時間帯や21時以降の夜の時間帯に集中していることがわかり、仕事中の保護者の方々が、お昼休みの時間帯や仕事の後などに手続きをしていることもわかりました。
▽ 時間帯による申請推移データ（2021年11月4日）
時間帯による申請推移データ（2021年11月4日）
お昼時間と仕事の後と思われる21時以降に申請数が増加していることがわかる
◆ アンケート結果
アンケート結果
◆ アンケートフリーコメント（一部抜粋）
・とても簡単にできました。もっと、簡単にできるということをアピールしてくれたら良いのにと思いました。
・手書きだと間違えた時の手間がありますが、電子申請だと入力ミスもすぐ修正ができて楽でした。
・市役所に行く手間が省け、仕事の合間にも入力することができ、助かりました。
・今年は新1年生になる子供がいたので、提出のために市役所に行かずオンラインでできたのはとてもありがたかったです。コロナに関係なく今後もこの方式を継続してほしいです。
・空いた時間に申請ができ、他の申請者との接触もなく待ち時間もないため、オンライン申請ができてとても良いと思います。
・毎日家庭と仕事の打ち合わせや準備等でバタバタなため、市役所の開いている時間にすべての手続きをするのは現状難しいので、オンライン申請ができてとても助かりました。
・土曜に提出し忘れ、今日は車がない状況で助かりました！もっとオンラインを前面にアピールしてほしいです。
・時間帯を問わず、スマホで簡単に申請ができ、とても便利でした。他の部署の申請でも活用していただきたい。
□■ 「LoGoフォーム」の概要 ■□
サービス名：「LoGoフォーム」(読み：ロゴフォーム)
LoGoは「Local Government」の頭２文字から自治体職員が名付けた
提供開始月： 2020年3月
利用自治体数：全国380自治体（2021年11月4日時点）※無料トライアルを含む
特長：
1.LGWANとインターネットの両方の環境で使えるLGWAN-ASPサービス（SaaSサービス）
2.パーツをカスタマイズするだけで簡単にフォームを作れる「ノーコード」ツール
3.回答データは自動で集計・グラフ化・CSVファイル化
4.他自治体のフォームもテンプレートとして活用できる（フォームシェア機能）
東京都市長会について
多摩の各市間の連絡協調を図り、市政の円滑な運営と向上を期し、地方自治の発展に寄与することを目的に、昭和30年6月10日に設立。自治法上に位置づけられた全国市長会とは異なり、26市の市長が任意に組織する団体。多摩地域の諸課題について、協議、検討及び政策提言を行う。
株式会社トラストバンクについて
2012年4月設立。2012年9月、ふるさと納税総合サイト『ふるさとチョイス』（https://www.furusato-tax.jp/）を開設。同サイトは、約2億の月間PV数（2020年12月）、契約自治体約1,600自治体（2021年6月）、お礼の品登録数37万点超（2021年6月）を有する国内最大※のふるさと納税総合サイトに成長。2013年9月、ふるさと納税の制度を活用したプロジェクト型課題解決支援「ガバメントクラウドファンディング®」をスタート。2014年9月、「ふるさとチョイス災害支援」の仕組みを立ち上げ、全国の自治体に無償でプラットフォームを提供。
※契約自治体数No.1（2021年7月時点自社調べ）、お礼の品掲載数No.1（2020年9月JMRO調べ）
